Batch Working

Lesedauer: 6 Minuten

In diesem Artikel verrate ich dir, wie du mit Batch Working in weniger Zeit und mit weniger Stress deutlich produktiver wirst und mehr erreichst. 

Ich selbst lebe nach dieser Arbeitsmethode und bin dadurch glücklicher, stressfreier und leistungsfähiger geworden. Ich zeige dir, wie auch dir das gelingt und welche Schritte du noch heute unternehmen kannst, um dein Business auf das nächste Level zu bringen.

INHALT

Es gibt eine Menge Zeitmanagement Methoden, die dir versprechen, dass du nun endlich produktiver bist und mehr in weniger Zeit schaffst. Doch leider helfen nur die Wenigsten davon. 

Im Laufe der Jahre habe ich eine Menge Methoden getestet, um herauszufinden, was mich als Selbstständiger produktiver macht. Dabei bin ich auf Batch Working gestoßen und kann sagen, dass ich es damit geschafft habe, heute deutlich produktiver zu sein. In diesem Blog Post verrate ich dir, wie auch du von dieser Methode profitieren kannst.

Bist du bereit für die magische Pille, die dein Business auf wundersame Art und Weise nach oben katapultieren wird? Dann hol dir was zum Schreiben und leg los. 

WAS VERSTEHT MAN UNTER BATCH WORKING?

Beim Batch Working handelt es sich um ein Zeitmanagementsystem, bei dem du deine Produktivität verdoppeln kannst, indem du mehrere gleiche Aufgaben bündelst und diese in einem Schwung abarbeitest. 

Batch Working kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt so viel wie in einem Schwung, beziehungsweise in einem Stapel abarbeiten. Einige Leute sagen auch Stapelverarbeitung dazu. Batch Working hört sich da aber um einiges interessanter an. 

Das Bündeln von Aufgaben hilft dir, deine Produktivität und Konzentration zu steigern und schützt dich vor Stress, und Ablenkungen. Das bedeutet also, dass du in gleicher Zeit deutlich mehr schaffst, ohne dabei auszubrennen und den Fokus zu verlieren. 

WAS IST HEUTZUTAGE DAS PROBLEM?

Normalerweise ist es so, dass wir von Aufgabe zu Aufgabe springen. Wir haben mehrere Aufgaben, die wir im Laufe eines Tages erledigen wollen. Sei es im Job oder im Privatleben. 

Als selbstständiger SEO Freelancer habe ich unter anderem folgende Aufgaben:

  1. Kunden akquirieren
  2. Rechnungen schreiben
  3. E-Mails beantworten
  4. Angebote erstellen
  5. Beratungsgespräche führen
  6. Erstgespräche führen
  7. Artikel für meine Kunden schreiben
  8. Website meiner Kunden optimieren
  9. Linkaufbau betreiben
  10. WhatsApp Nachrichten beantworten

Früher habe ich alle Aufgaben an einem Tag gemacht. Das bedeutet, dass ich von Aufgabe zu Aufgabe hin und herumgesprungen bin. Zuerst habe ich morgens meine Mails gecheckt, dann eine Rechnung geschrieben, später ein Erstgespräch geführt und dann noch die Website eines Kunden optimiert. 

Am nächsten Tag habe ich wieder komplett andere Aufgaben erledigt. Und das Tag für Tag, Woche für Woche. 

Struktur? Fehlanzeige! Stress? Oh ja und wie! 

Ich dachte, ich könnte durch Multitasking mehr erreichen. Doch das war ein großer Irrglaube. Beim Multitasking springt unser Gehirn nämlich von Aufgabe zu Aufgabe, anstatt diese gleichzeitig zu machen. Multitasking ist nicht nur eine Lüge, sondern auch gefährlich.

Wir verschwenden täglich so viel Zeit, indem wir jedes Mal, wenn wir eine neue Aufgabe beginnen, unser Gehirn neu daran gewöhnen müssen. Das kostet neben Zeit auch noch sehr viel Energie, bis wir uns in eine neue Aufgabe eingearbeitet haben und fokussiert sind.

Und hierbei kommt Batch Working ins Spiel. Damit richten wir unsere Aufmerksamkeit nur auf einen Aufgabentyp. Somit können wir in gleicher Zeit deutlich mehr leisten und sind weniger erschöpft.

WIE FUNKTIONIERT BATCH WORKING?

Beim Bach Working erledigst du gleiche oder ähnliche Aufgaben in einem Schwung. Lass es mir dir anhand vom Beantworten deine E-Mails erklären. 

Wie läuft es normalerweise ab?

  1. Eine E-Mail kommt rein
  2. Wir öffnen diese
  3. Wir lesen sie
  4. Wir beantworten sie
  5. Wir arbeiten weiter
  6. Eine E-Mail kommt rein
  7. Wir öffnen diese
  8. Wir lesen sie
  9. Wir beantworten sie

Diesen Ablauf wiederholen wir jedes Mal, sobald eine neue Mail reinfliegt. Beim Batch Working setzt du dir bestimmte Zeiten, in denen du deine Mails bearbeitest. Ich zum Beispiel checke morgens keine Mails, sondern erst gegen Mittag und dann noch einmal Richtung Feierabend. 

Ich bündle also das Lesen und Beantworten von E-Mails, anstatt diese jedes Mal zu bearbeiten, wenn ich eine erhalte. Dadurch spare ich mir sehr viel Zeit und auch Stress. Ich reagiere nicht mehr, sondern agiere. 

Das Gleiche gilt auch für Anrufe. Du wirst mich auf meinem Arbeitshandy nur sehr schwer erreichen können. Ich geh nie ans Telefon. Wenn dann rufe ich zurück. Und auch erst dann, wenn ich mir dafür Zeit eingeplant habe. Bei WhatsApp Nachrichten gehe ich genauso viel. 

WARUM MACHT BATCH WORKING SINN?

Batch Working macht deshalb Sinn, da du dir enorm viel und Stress und Zeit sparst. Durch den ständigen Wechsel von einer Aufgabe zur nächsten verbrauchen wir sehr viel Zeit, da unser Gehirn sich jedes Mal auf die neue Aufgabe einstimmen muss. 

Durch diese geniale Zeitmanagement Methode sparen wir uns diese Zeit. 

Wenn du in deinen Lieblingssupermarkt gehst, dann kaufst du doch auch alles auf einmal, richtig? Oder kaufst du morgens Obst, am Nachmittag Tiefkühlware und am Abend Gemüse? Ich denke nicht.

Aber jetzt stell dir mal vor, du würdest das so machen. Das ist eine unglaubliche Verschwendung von Zeit und Energie.

SCHRITTE FÜR ERFOLGREICHES BATCH WORKING

Im Folgenden zeige ich dir, wie du es schaffst, Batch Work erfolgreich in deinen Arbeitsalltag einzubauen. Es ist wichtig, die Reihenfolge einzuhalten, damit du deine Aufgaben stressfrei erledigen kannst. 

SETZE PRIORITÄTEN

Setze dir zuerst Prioritäten. Was ist dir besonders wichtig und was muss gemacht werden? Hock dich also hin und schreibe dir zuerst alle Aufgaben auf, die du in deinem Business zu erledigen hast. 

Danach setzt du dir klare Prioritäten und notierst dir, was die wichtigsten Tasks sind. 

ERSTELLE EINE LISTE

Der erste Schritt besteht darin, eine Liste mit allen wiederkehrenden Aufgaben zu erstellen. Schreibe wirklich alle Aufgaben von deiner To Do Liste auf, die du täglich und wöchentlich erledigen musst. 

Darunter kann zählen:

  1. Kundenakquise
  2. Buchhaltung
  3. E-Mails beantworten
  4. Angebote erstellen
  5. Rechnungen erstellen
  6. Blog Posts schreiben
  7. Social Media Posts erstellen
  8. Mitarbeiter einlernen

Aber auch private Erledigungen wie einkaufen, putzen, kochen. Notiere dir wirklich alles. Dieser Schritt ist essenziell, damit du im nächsten Schritt die Aufgaben zu Blöcken bündeln kannst. 

AUFGABEN BÜNDELN

Wenn du dir alle wiederkehrenden Aufgaben notierst hast, ist es an der Zeit, diese zu bündeln. Welche Aufgaben könntest du in einem Schwung abarbeiten anstatt diese jeden Tag anzugehen?

Ich habe mehrere Kunden aus verschiedenen Branchen, die ich gleichzeitig betreue. Zu den Aufgaben gehört beispielsweise:

  1. Onpage Optimierung
  2. Aufbau von Backlinks
  3. Erstellen von Texten 
  4. Keyword Recherche
  5. Führen von Update Calls 

In der Vergangenheit habe ich mir einen Kunden genommen und an einem Tag all die oben genannten Aufgaben abgearbeitet. Es war zwar der selbe Kunde, aber mehrere verschiedene Aufgaben. Spätestens am Nachmittag war ich platt. Kein Witz. 

Nun arbeite ich Aufgabenbasiert. Am Montag kümmere ich mich nur um das Schreiben. Am Dienstag nur um den Aufbau von Backlinks, am Mittwoch nur um die Onpage Optimierung und so weiter. 

ERSTELLEN EINEN TAGESPLAN

Nun solltest du einen Zeitplan erstellen. Ich plane meinen Tag immer am Abend im Voraus. So weiß ich ständig, was ich in welcher Stunde zu tun habe. Ähnlich wie ein Stundenplan in der Schule. 

Mit einem Blick in deinen Kalender weißt du sofort, was zu tun ist und musst nicht erst überlegen, was du heute erledigst. Das Erstellen eines Zeitplans hat mein komplettes Leben verändert und mich deutlich effizienter gemacht.

VERPFLICHTE DICH DEINEM ZEITPLAN UND ELIMINIERE ABLENKUNGEN

Der beste Plan bringt nichts, wenn er nicht eingehalten wird. Widerstehe der Versuchung etwas anderes zu machen. Es gibt eine Menge Ablenkungen, die nur darauf warten, dich aus dem Fokus zu bringen. Bleibe standhaft. 

Wenn du so wie ich im Internet arbeitest, können dich Tools für ablenkungsfreies Arbeiten unterstützen, konzentriert zu bleiben.

Halte deinen Tagesplan ein und arbeite ihn Stunde für Stunde ab. Nur so wird es dir möglich sein, deine Aufgaben schneller und effizienter abzuarbeiten. 

ARBEIT EIN ZEITBLÖCKEN UND NUTZE DIE POMODORO TECHNIK

Wenn du nun gleiche Aufgaben gebündelt und diese fest in deinen Kalender notiert hast, geht die Arbeit los. Ich empfehle dir in Zeitblöcken zu arbeiten. Dies hält deine Konzentration oben und du bist produktiver. 

Ich arbeite nach der Pomodoro Technik. Das bedeutet, dass ich 25 Minuten arbeite und 5 Minuten Pause mache. Dann wieder 25 Minuten arbeiten, bis ich wieder 5 Minuten Pause mache. Ich habe meistens acht solcher Arbeitsblöcke an einem Tag. 

So schaffe ich an einem Tag viel mehr als andere in drei Tagen. 

In dieser Zeit mache ich auch nichts anderes als zu arbeiten. Ich habe dadurch einen klaren Fokus. Und da ich weiß, dass ich nach 25 Minuten eh wieder eine kleine Pause habe, fällt mir das konzentrierte Arbeiten viel leichter. 

VORLAGEN UND CHECKLISTEN VERWENDEN

Es gibt Aufgaben im Unternehmen, die immer gleich sind. Nutze deshalb Vorlagen und Checklisten. Ein solches System hilft dir enorm, Zeit und Energie zu sparen. 

Wenn ich Erstgespräche führe, habe ich ein Skript, was mir hilft, die richtigen Fragen zu stellen. Ich muss mir also nicht jedes Mal aufs Neue überlegen, was ich fragen muss, damit ich optimal helfen kann.

Auch eine SEO Onpage Optimierung läuft meistens immer gleich ab. Dafür habe ich auch eine Checkliste. So spare ich mir sehr viel Energie, da ich nicht ständig nachdenken muss, was jetzt der nächste Schritt ist. 

Stell dir mal vor, ein Pilot hätte keine Checkliste und müsste sich bei jedem Flug an alle ToDos erinnern. Mit hoher Wahrscheinlichkeit würde das Flugzeug nicht sicher fliegen. Würdest du einsteigen? Ich nicht! 

Welche Aufgaben hast du, die immer wieder gleich ablaufen und durch Checklisten oder Vorlagen vereinfach werde können? 

FAZIT: PRODUKTIVER DURCH BATCH WORK

Mir hat die Batch Work Arbeitsmethode enorm geholfen, meine Produktivität zu steigern und dabei weniger gestresst zu sein. Für mich macht das Abarbeiten gleicher Aufgaben in einem Schwung einfach viel mehr Sinn, als wenn ich alle paar Stunden eine andere Aufgabe mache. 

Urlaub machen wir ja auch meistens am Stück und nicht immer wieder alle paar Tage. Wir können uns am besten entspannen, wenn wir mehrere Tage am Stück frei haben – wenn wir die Urlaubstage sozusagen bündeln. Oder fühlst dich dich frisch und erholt, wenn du Montag in den Urlaub fliegst, Mittwoch wieder zurück kommst und am Samstag wieder in den Flieger steigen musst? Mir wäre das zu stressig und eine unglaubliche Zeit- und Geldverschwendung. 

Mich interessiert nun deine Meinung zum Thema Batch Working. Hast du vorher schon einmal von dieser Zeitmanagement gehört oder war das vollkommen neu für dich? Lass es mich in einem Kommentar wissen. 

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