Minimalismus bedeutet nicht nur, dass du nicht nur in deiner Wohnung, sondern auch im Büro Ordnung schaffst und dich von unnötigem Ballast befreist. In diesem Artikel verrate ich dir Tipps und Tricks, wie du es schaffst, minimalistisch zu arbeiten.
INHALT
Ich muss zugeben, dass ich süchtig war. Süchtig nach neuen Tools und Programmen, die mir helfen sollten, meinen Arbeitsalltag besser zu gestalten und mich produktiver zu machen. Ich kaufte fast wöchentlich neue Tools. Ich war in einer Art Kaufrausch.
Da ich selbstständig bin und die Kosten eh von der Steuer absetzen kann, hat mir das nicht so viel ausgemacht. Doch ähnlich wie in einer vollgestopften Wohnung, habe ich mit der Zeit den Überblick verloren und die Kosten schossen in die Höhe.
Es waren einfach zu viele Sachen, die ich hatte.
- ToDo-Listen
- Kalender
- SEO-Tools
- Projektmanagement-Tools
- E-Mail Tools
- Zeiterfassungs-Tools
- Tools für ablenkungsfreies Arbeiten
Ich sah vor lauter Bäumen den Wald kaum. Kennst du das vielleicht auch?
Wenn du dich auch manchmal am Arbeitsplatz überfordert fühlst, dann können dir folgende Tipps sicher helfen:
VORTEILE VON EINEM MINIMALISTISCHEN ARBEITSPLATZ
Ein minimalistisch eingerichtetes Büro hat viele Vorteile. Darunter zählt zum Beispiel:
- mehr Zeit
- weniger Stress
- mehr Fokus
- höhere Produkt
- mehr Spaß
- weniger Reizüberflutung
- mehr Platz
- mehr Geld
Du wirst es am eigenen Leib spüren, was für ein tolles Gefühl es ist. Ich kann aus eigener Erfahrung sprechen, dass ich plötzlich produktiver bin und mir das Arbeiten noch mehr Spaß macht.
TIPPS FÜR MINIMALISTISCHES ARBEITEN
Ich zeige dir nun die besten Tipps, mit denen du es schaffst, minimalistisch zu arbeiten und dadurch deutlich produktiver wirst. Es ist nicht schlimm, wenn du nicht gleich alle Tipps umsetzen kannst. Bei mir war es auch ein Prozess und hat mehrere Wochen gedauert, bis ich da war, wo ich heute bin.
Wichtig ist nur, dass du am besten in den nächsten 3 Tagen mit der Umsetzung beginnst. Warum genau diese Zeit? Die 72 Stunden Regel besagt, dass Aufgaben, die wir in dieser Zeit anpacken, mit hoher Wahrscheinlichkeit zum Erfolg werden.
Genug gequatscht. Fangen wir an!
ZEITFRESSER FINDEN
Ein großer Vorteil vom Minimalismus ist, dass wir dadurch mehr Zeit haben. Wer weniger Dinge hat, benötigt auch weniger Zeit, um aufzuräumen und sich einen Überblick zu verschaffen. So ist es auch im Büro.
Deswegen musst du herausfinden, was viel Zeit in Anspruch nimmt.
Da hat mir RescueTime sehr geholfen. Damit habe ich herausgefunden, welche Tätigkeiten mir im Internet am meisten Zeit rauben. Ich war geschockt. Aber zumindest konnte ich mit den harten Fakten meine YouTube-Sucht damit überwinden.
Wir verbringen jedoch nicht nur im Internet sehr viel Zeit, sondern auch mit anderen Dingen wie dem Fulfilment, Kundenakquise, Buchhaltung und Organisation.
Deshalb habe ich folgenden Tipp an dich: Tracke eine ganze Woche lang all deine Aktivitäten und schau, welche Aufgaben dich am meisten aufhalten. Das kannst du ganz klassich mit einer Stoppuhr oder mit einem Zeiterfassungs-Tool wie Clockify machen.
Du wirst schnell merken, dass du eigentlich gar nicht so wenig Zeit hast, sondern deine Zeit mit unnötigen Erledigungen verschwendest oder gar Multitasking probierst, um mehr zu schaffen.
Erst wenn dir bewusst wird, mit was du deine wertvolle Zeit verschwendest, kannst du etwas dagegen tun.
Setze diesen Tipp am besten gleich um, bevor du weiterliest.
HALTE DEINEN ARBEITSPLATZ MINIMALISTISCH
Dies ist der zweite und sehr wichtige Tipp, den ich dir mitgeben kann. Halte deinen Arbeitsplatz so minimalistisch wie möglich. Ich kenne Menschen, da türmen sich Stapel von Unterlagen, gebrauchte Kaffeetassen, Dutzende Stifte und eine Menge anderes Zeug, das einen ablenkt.
Die meisten Menschen leben nach Albert Einsteins Zitat:
Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos»
Das Problem ist nur, dass die wenigsten Menschen Genies sind. Und auch wenn das so wäre, verbraucht ein unaufgeräumter Schreibtisch so viel Zeit und Energie. Schon alleine das Suchen nach Unterlagen würde mich wahninnig machen.
Ich selbst benötige nicht viel, um zu arbeiten. Streng genommen nur mein Smartphone, Internet und meinen MacBook. Zu meiner Arbeitsausstattung gehören folgende Dinge*:
- Stehschreibtisch
- MacBook Air M1
- Laptopständer
- Apple Magic Mouse
- Apple Magic Keyboard
- AKG In Ear Kopfhörer
- Full HD Webcam
- Ringleuchte für Laptop
- Notizbuch
Manchmal habe ich das Gefühl, dass auch das schon zu viel ist. Jedoch ist das übersichtlich und ich habe ständig den Überblick und werde nicht abgelenkt.
Was hast du noch auf deinem Schreibtisch, was dort nichts zu suchen hat?
DIGITALISIERE DEIN BÜRO
Es gibt immer noch so viele Menschen, für die das Wort Digitalisierung ein Fremdwort ist. Sie arbeiten fast so, als gäbe es das Internet noch nicht.
Ich habe bis auf mein Notizbuch alles digitalisiert. Ich benötige keine physischen Unterlagen mehr, um produktiv arbeiten zu können. Sogar mit meinem Steuerberater arbeite ich digital. Ich schicke ihm alle Unterlagen per Mail oder Google Drive.
Im folgendem Artikel zeige ich dir meine Online Business Ressourcen.
Was könntest du in deinem Büro digitalisieren? Schreib dir alles auf.
ERSTELLE SINNVOLLE TODO-LISTEN
Früher hab ich noch alle ToDos in ein extra Notizbuch geschrieben. Nun arbeite ich mit einer ToDo-Liste. Es gibt eine Menge toller Listen. Für mich ist Microsoft To Do perfekt. Damit organisiere ich mein Privatleben, mein Business und meine Kundenprojekte.
Das Tolle daran ist, dass ich immer einen Überblick habe und ToDos im Gegensatz zum Notizbuch einfach verschieben kann. Zusätzlich habe ich noch die Möglichkeit, den einzelnen Aufgaben Notizen hinzuzufügen.
Microsoft To Do ist kostenlos.
Welche ToDo-List du nimmst, bleibt dir überlassen. Wichtig ist, dass du eine hast. Auch hier der Tipp: Die Liste soll so minimalistisch wie möglich sein.
ORGANISIERE DEIN E-MAIL-POSTFACH
Ich weiß, ein sehr schwieriges Thema. Wir werden jeden Tag mit E-Mails überflutet. Da verliert man schnell den Überblick. Als ich noch angestellt war, habe ich bei meinen Arbeitskollegen mitbekommen, wie deren Postfach überquillt. Da waren tausende ungelesene Nachricht. Das ist mehr als krass.
Ist das bei dir auch so?
Deswegen ist mein erster Tipp, dich von allen unnötigen Newslettern abzumelden. Ich mach das mindestens einmal im Monat. Oft bestellten wir etwas oder melden uns irgendwo an und erhalten dann Newsletter. Deshalb ist es notwendig, diese regelmäßig auszumisten
Des Weiteren empfehle ich dir, Ordner anzulegen. Ich habe für alles einen Ordner angelegt.
- Alte Kundenprojekte
- Anfragen
- Archiv
- Freelancer
- Kundenprojekte
- Plugins
- Rechnungen
- Steuerberater
Nun bist du dran. Bau dir eine ähnliche Struktur. Du wirst schnell merken, wie befreiend das ist und wie du plötzlich mehr Lust zu arbeiten hast.
Auch interessant zu lesen: Warum du morgens keine E-Mails checken solltest.
HALTE DEINEN DESKTOP SAUBER
Kennst du diese Leute, bei denen man vor lauter Dateien den Hintergrund am Bildschirm nicht mehr sehen kann? Ich kenne einige! Jedoch kann ich das nicht verstehen. Wer kennt sich da noch aus?
Ich kann nicht mehr klar denken, sobald mein MaBook zugemüllt ist. Ich drehe fast durch, ehrlich!
Und da sind wir auch schon beim wichtigsten Grund. Wenn dein Desktop zugemüllt ist, verlierst du die Übersicht. Du brauchst viel länger um wichtige Unterlagen zu finden. Zudem lenkt dich jede Datei ab, da du mit den meisten davon sicherlich noch etwas vorhast.
Lege dir deshalb Ordner an und lege die Dateien dort sofort nach dem Erstellen ab.
Das spart dir Zeit und du hast eine bessere Übersicht.
PLANE DEINEN ARBEITSTAG
Wer seinen Tag plant wird weniger abgelenkt. Ich plane jeden Abend den nächsten Tag. So weiß ich immer, was zu tun ist. Zudem werde ich kaum mehr abgelenkt, sodass ich exakt weiß, was zu tun ist.
Ich halte mich strikt nach meinem Arbeitsplan. So bin ich deutlich fokussierter und produktiver.
Meinen Tag plane ich ganz einfach in meinem Google Kalender. Du brauchst keine außergewöhnlichen Tools. Ein einfacher Kalender reicht vollkommen aus.
BAU DIR PAUSEN EIN
Auch dieser Tipp gehört für mich zum minimalistischen Arbeiten dazu. Nur wer regelmäßig Pausen macht, ist auch leistungsfähig.
Es geht nämlich nicht darum, mit Minimalismus mehr zu schaffen und dann die freigewordene Zeit mit noch mehr Arbeit vollzustopfen. Ich glaube, da hättest du auch keine Lust drauf, oder?
Es geht darum, in gleicher oder kürzerer Zeit mehr zu schaffen, um mehr Freizeit zu haben.
Ich arbeite zum Beispiel nach dem Pomodoro Prinzip. Das bedeutet, dass ich eine gewisse Zeit arbeite und dann ein paar Minuten Pause mache. Diesen Vorgang wiederhole ich einige Male. So habe ich den perfekten Ausgleich aus Arbeit und Entspannung.
TRENNE DICH VON KUNDEN
Nein, du hast dich nicht verlesen. Ich mein das ernst! Wenn du selbstständig bist und dir deine Kunden aussuchen kannst, dann miste auch hier aus.
20 % der Kunden sorgen für 80 % des Ärgers. Das Pareto Prinzip beschreibt es wunderbar.
Du hast sicherlich auch den ein oder anderen Kunden, mit dem es einfach nicht so funktioniert, wie du es dir vorgestellt hast, oder? Mit Sicherheit hast du solch einen!
Dann wird es Zeit, deinem Kunden zu kündigen, sofern du es dir finanziell leisten kannst. Es gibt nichts Schlimmeres, als mit Kunden zusammenzuarbeiten, bei denen es nicht fließt. Bevor du in diese Art von Kunden Zeit und Energie investierst, macht es mehr Sinn, dich von diesem Ballast zu treffen. Denn nicht nur Materielles kann dich aufhalten und durcheinander bringen, sondern auch Menschen.
Hab keine Sorge, dass du deinen Kunden im Stich lassen könntest. Dein Kunde wird nämlich froh sein, wenn du ihm kündigst. Er spürt das mit Sicherheit, dass ihr nicht auf einer Wellenlänge seid. Nun kann er sich jemanden suchen, der auch wirklich zu ihm passt.
RÄUM NACH FEIERABEND AUF
Damit du dich morgens gleich ohne Ablenkung in die Arbeit stürzen kannst, muss dein Arbeitsplatz sauber und aufgeräumt sein. Deshalb empfehle ich dir, deinen Schreibtisch täglich am Feierabend aufzuräumen.
Dasselbe gilt auch für deine E-Mails: Lass keine bereits gelesenen E-Mails unbeantwortet im Eingang. Wenn du sie gleich erledigen kannst, dann beantworte sie. Wenn nicht, dann füge sie in deinen neuen Ordner ein.
Es gibt fast nichts, was mehr ablenkt und einen belastet, als unbeantwortete Mails. Räum deshalb täglich zum Arbeitsende dein E-Mail-Postfach auf.
Glaub mir, es wird sich toll anfühlen.
WAS BRAUCHT MAN FÜR MINIMALISTISCHES ARBEITEN?
Viel weniger als du denkst. Was genau es ist, kommt darauf an, als was du tätig bist. Bist du im Bereich Online Marketing selbstständig, wirst du vermutlich nicht mehr als deinen Laptop, Maus, Tastatur und Internet benötigen.
Je nach Branche können noch ein paar Tools zum Arbeiten dazukommen. Das war’s.
Viel braucht es nicht, um produktiv zu sein und ordentlich Geld zu verdienen.
FAZIT: MINIMALISTISCH ARBEITEN
Überlege dir jedes Mal, bevor du eine Anschaffung machst, ob du diese auch wirklich brauchst. Egal, ob es sich dabei um ein neues Tool, eine neue Software oder Hardware handelt. Schlaf am besten noch eine Nacht drüber, bevor du eine Entscheidung triffst.
Oft ist es nämlich so, dass wir gewisse Sachen zum Arbeiten gar nicht benötigen und uns vielleicht sogar hindern, richtig produktiv zu sein.
Wie ist es bei dir? Hast du noch viel zu viel Zeug im Büro oder arbeitest du schon sehr minimalistisch? Lass es mich gerne in einem Kommentar wissen.
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CHECKLISTE FÜR ORTSUNABHÄNGIGES ARBEITEN
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